Co to właściwie jest candidate experience w firmie oraz jak go mierzyć?

Nie ma chyba HR – owca, który nie spotkał się z określeniem „candidate experience”. Jeżeli kiedykolwiek miałeś/aś do czynienia z rekrutacją, to na pewno, choć przez sekundę, zastanowiło Cię czy kandydat, którego pozyskujesz właśnie w procesie rekrutacji, jest dobrze przez Ciebie „zaopiekowany”. Czy otrzymał wszystkie niezbędne informacje we właściwym czasie i czy informacja zwrotna (bez względu na wynik) została przekazana w sposób profesjonalny, zgodnie ze standardami rynkowymi i organizacji, w której pracujesz. Jeżeli proces jest zaopiekowany od A do Z, to prawdopodobnie optymalizujesz go tak, by móc jak najefektywniej wykorzystać feedback od kandydatów. Jeżeli jesteś na początku tej drogi, to pamiętaj, że uważność rekrutera na tym etapie warunkuje jakość świadczonych usług, ale też pozwala na optymalizację kosztową przyszłych rekrutacji. 

Jaka jest zatem definicja candidate experience?

Candidate Experience to nic innego jak doświadczenie kandydata, które odnosi się do interakcji, wrażeń i percepcji podczas procesu rekrutacyjnego w danej firmie. Jest to zbiór doświadczeń, które kandydaci przeżywają od momentu pierwszego zetknięcia się z ogłoszeniem o pracę na dane stanowisko, aż do końcowej decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydatury. Rola Candidate Experience jest niezwykle istotna dla pracodawców, ponieważ może znacznie wpłynąć na sukces ich procesów rekrutacyjnych oraz wizerunek firmy jako pracodawcy.

Punkt widzenia kandydata jest kluczowy.

Candidate Experience wpływa na to, jak postrzegają naszą firmę potencjalni kandydaci. Pozytywne doświadczenia budują profesjonalny wizerunek, który przyciąga wysokiej jakości kandydatów, podczas gdy negatywne opinie mogą odstraszyć nawet spore grono potencjalnych talentów.

Jeżeli proces rekrutacyjny jest efektywny, przejrzysty i dobrze zorganizowany, a z kandydatami utrzymujemy bieżący kontakt, wówczas doświadczenia kandydatów będą w większości pozytywne. Analogicznie zbyt długi, skomplikowany lub dezorganizowany proces może odstraszyć nawet najlepszych kandydatów, co finalnie spowoduje ich odpływ także w dłuższej perspektywie i w większej skali. 

Jakość komunikacji między firmą a kandydatami odgrywa kluczową rolę w Candidate Experience. Regularne aktualizacje i wyjaśnienia pytań w procesie rekrutacyjnym oraz szacunek dla czasu kandydatów są niezwykle istotne. Każde spotkanie rekrutacyjne, każda rozmowa telefoniczna, czy e-maile ze strony firmy mają ogromny wpływ na postrzeganie jej jako pracodawcy. Profesjonalne, życzliwe i odpowiedzialne zachowanie rekruterów to klucz do sukcesu każdej organizacji i każdego procesu. Dodatkowo zapewnienie pozytywnej i przyjaznej atmosfery podczas rekrutacji sprawia, że kandydaci czują się docenieni i zmotywowani do dalszego angażowania się w proces.

Dlaczego Candidate Experience jest ważne dla firm?

Współczesny rynek pracy jest niewątpliwie konkurencyjny, a przyciągnięcie najlepszych talentów jest kluczowe dla rozwoju firmy. „Pozytywny” proces Candidate Experience może wyróżnić firmę na tle konkurencji. Doświadczenia zdobyte przez kandydatów przyczyniają się do budowania pozytywnego wizerunku jako pracodawcy, a to z kolei przyciąga kolejne potencjalne talenty i może obniżyć koszty rekrutacji, a kolejno zapobiec rotacji. Zadowoleni kandydaci, nawet jeśli nie zostaną zatrudnieni, mogą polecać firmę swoim znajomym, co może przynieść cenne rekomendacje w przyszłości.

Natomiast “negatywny” Candidate Experience, czyli negatywny feedback ze strony kandydatów może prowadzić do wysokiego wskaźnika rezygnacji kandydatów z procesu rekrutacji, co wiąże się z wyższymi kosztami ponownego poszukiwania nowych kandydatów. Aby nie stwarzać warunków do takich negatywnych doświadczeń kandydatów, warto unikać następujących praktyk:

1. Braku odpowiedzi – ważne jest, aby komunikować się z kandydatami w sposób profesjonalny i regularny, nawet jeśli już nie są brani pod uwagę w dalszych etapach rekrutacji. Jeżeli jako pracodawca nie poinformujesz kandydata o wyniku w procesie rekrutacji, możesz tym samym obniżyć wizerunek firmy jako pracodawcy. 
2. Długotrwałych procesów rekrutacyjnych. Przesadnie rozciągnięte i złożone procedury rekrutacyjne mogą zniechęcać kandydatów do udziału w procesie, dlatego warto tak zaplanować rekrutację,  by jej czas był w miarę krótki, ale jak najbardziej skuteczny.
3. Braku przejrzystości, gdyż wszelkie zawiłości i niejasności w procesie rekrutacyjnym mogą wprowadzać kandydatów w błąd. Każdorazowo warto zadbać o to, by kandydat został poinformowany o tym jakie są etapy rekrutacji, oczekiwania i terminy kolejnych kroków. Kandydat powinien mniej więcej wiedzieć czego może się spodziewać.
4. Nieprofesjonalnego zachowania – brak szacunku lub nieodpowiednie zachowanie może powodować negatywne odczucia i wpłynąć na opinię o firmie. Komunikujmy się zatem z pełnym przeświadczeniem, że kultura osobista jest nieodłączną częścią wizerunku organizacji.
5. Wielokrotnego powtarzania informacji – nawet jeśli kandydat uczestniczy w wielu etapach rozmów, warto zadbać o różnorodność tematów i unikanie powtarzania tych samych pytań. Długotrwałe rozmowy dot. tego samego zakresu mogą być męczące i zniechęcające. Kandydat przechodząc do kolejnego etapu procesu oczekuje, że informacje, które przekazał wcześniej, są już znane wszystkim rekruterom, a ewentualne pytania dotyczące tego samego tematu, mają na celu raczej jego rozwinięcie niż powielenie.
6. Niedoszacowania wartości doświadczenia kandydata. To istotne i niezwykle ważne na rynku! Czas i wysiłek, jaki wkładają kandydaci w procesie rekrutacji, są bardzo istotnym czynnikiem, który każdy rekruter powinien wziąć pod uwagę. Warto docenić zaangażowanie kandydata i podziękować za poświęcony czas, niezależnie od wyniku procesu rekrutacji.
7. Braku feedbacku. Nawet jeśli kandydat nie spełnił wszystkich wymagań, powinniśmy podziękować za zainteresowanie aktualną ofertą pracy i dostarczyć konstruktywny feedback. To pozwoli kandydatom rozwinąć swoje umiejętności w przyszłości, ale przede wszystkim zbuduje pozytywny wizerunek nas, jako pracodawcy na rynku pracy, i nie pozostawi kandydata w tzw. “zawieszeniu”.
8. Nieaktualnych informacji i ofert pracy. Warto upewnić się, że wszystkie informacje zawarte w ogłoszeniach o pracę są aktualne i dokładne. Obiecując coś, czego nie można spełnić, wprowadzamy kandydatów w błąd i obniżamy ich zaufanie do firmy.

Unikanie zatem ww. praktyk i dbanie o pozytywne doświadczenia kandydatów podczas procesu zdecydowanie znacząco zbuduje pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy. Jak zatem sprawdzić czy proces, który opiekujemy, jest wysokiej jakości?

Jak mierzyć candidate experience?

Badanie Candidate Experience jest ważnym narzędziem, które pozwala firmom ocenić jakość swojego procesu rekrutacyjnego oraz zrozumieć, jak na proces patrzą sami kandydaci. Istnieje kilka metod badania Candidate Experience:

1. Ankiety online, które zawierają pytania dotyczące różnych etapów procesu rekrutacyjnego, komunikacji, interakcji z przedstawicielami firmy itp. Po zakończeniu rekrutacji kandydat otrzymuje ankietę do wypełnienia, a jego opinia jest następnie analizowana pod kątem optymalizacji całości procesu.
2. Wywiady z kandydatami, zarówno indywidualne lub grupowe. Pozwalają one na bardziej szczegółowe wyjaśnienia i zrozumienie perspektywy kandydata w różnych kwestiach.
3. Analiza danych z rekrutacji, czyli wskaźnik odrzuceń na poszczególnych etapach rekrutacji, czas trwania procesu, liczba aplikujących kandydatów to niektóre ze wskaźników pozwalające zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
4. Feedback od zatrudnionych kandydatów – warto podczas procesu onboardingu dopytać nowo zatrudnione osoby jakie mieli wrażenia z procesu rekrutacyjnego. To pomoże zrozumieć, co przyciągnęło ich do firmy i jakie czynniki wpłynęły na podjęcie decyzji o przyjęciu oferty pracy.
5. Social listening czyli śledzenie komentarzy i opinii w mediach społecznościowych na temat firmy jako pracodawcy. To również  źródło informacji o tym, jak postrzegają ją kandydaci i jakie mają doświadczenia.
6. Benchmarking czyli porównanie wyników Candidate Experience z danymi dostępnymi na rynku lub z danymi konkurencji po to, by ocenić wydajność i poznać najlepsze praktyki w branży.
7. Spotkania dyskusyjne z uczestnikami procesu rekrutacyjnego, aby omówić ich doświadczenia, wyzwania i sugestie dotyczące usprawnienia procesu.

Warto też pamiętać, że badanie Candidate Experience powinno być przeprowadzane regularnie, aby monitorować poprawę i reagować na ewentualne problemy w procesie rekrutacyjnym. Zebrane dane i opinie kandydatów są cennymi informacjami dla firmy i z pewnością pozwalają dostosować podejście rekrutacyjne i zbudować pozytywny wizerunek pracodawcy.

Candidate Experience jest kluczowym elementem skutecznego procesu rekrutacyjnego i ma znaczący wpływ na zdolność firmy do przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów na rynku pracy. Pozytywne doświadczenia kandydatów są ważne zarówno dla wizerunku firmy, jak i dla efektywności całego procesu rekrutacyjnego, pozwalają obniżyć rotację i zoptymalizować koszty rekrutacji.

Chcesz, aby Twoja firma skutecznie pozyskiwała najlepsze talenty, jednocześnie budując pozytywny wizerunek pracodawcy? Zapoznaj się z naszymi usługami rekrutacyjnymi, aby wykorzystać najlepsze praktyki, zoptymalizować proces rekrutacji i zapewnić kandydatom wyjątkowe doświadczenia.

Marzena Kita